SISTEM-SISTEM MASUKAN DENGAN KERTAS
Dalam
beberapa system akuntansi yang terkomputerisasi, masukan-masukan ke system
akuntansi berupa dokumen sumber yang ditulis tangan atau diketik. Dokumen
tersebut kemudian dikumpulkan dan dikirimkan ke bagian pengoperasian computer
untuk pemeriksaan kesalahan dan pemrosesan
Tahap pemrosesan masukan :
o
Penyiapan
dan Pelengkapan Dokumen Sumber
Dokumen-dokumen sumber seperti order
penjualan, diarsip secara manual. Kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat
diminimalkan jika dokumen sumber dirancang dengan baik dan mudah dimengerti
o
Pengiriman
Dokumen-dokumen Sumber ke Pemrosesan Data
Ketiadaan atau ketidak cukupan
prosedur-prosedur pengendalian data yang dikirim dari departemen pemakai ke
departemen pemrosesan data akan merupakan kelemahan-kelemahan signifikan,
karena hal tersebut memungkinkan adanya transaksi-transaksi palsu atau tidak
terotorisasi yang masuk ke dalam system pemrosesan
- Masukkan Data
Setelah dokumen seperti faktur
diterima oleh bagian pemrosesan data, maka akan dilakukan key-transcribe atau
pengetikan dengan menggunakan terminal data atau computer personal ( PC ),
kemudian disimpan dalam disk. Setelah itu file masukan diverifikasi ( Key
Verification ).
- Pengeditan Data
Program
Teknik perangkat lunak yang
digunakan untuk mengecek kesalahan data sebelum pemrosesan dilakukan.
Beberapa alasan untuk menggunakan
teknik tersebut adalah :
· Kesalahan-kesalahan
masukan yang timbul dengan melewati verifikasi
· Kesalahan
orang yang menyiapkan dokumen sumber dengan mengabaikan masukan penting.
· Volume
data dalam operasi PDE, dan kemungkinan adanya data yang dimasukkan ke system
tanpa konversi ulang, membutuhkan skrining metodologis atas seluruh data
masukan.
Sistem-sistem masukan tanpa kertas
Dalam
sistem-sistem masukan tanpa kertas (paperless input systems), kadang disebut
juga sistem masukan on-line, transaksi-transaksi dimasukkan secara langsung
kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan pengetikan dalam dokumen sumber
dikurangi. Oleh karena itu, memberikan tingkat otomasi lebih tinggi daripada
sistem dengan kertas.
Salah satu masalah dengan sistem
tanpa kertas kemungkinan ketiadaan pemisahan tugas dan jejak audit. Konsentrasi
fungsi-fungsi dalam masukan data tanpa-kertas mengurangi pengendalian yang
berkaitan dengan pemisahan tugas. Pengendalian-pengendalian ini (pengendalian
penelaahan dan pengendalian batch atau dokumen-dokumen sumber dan pengendalian
yang berkaitan dengan penyiapan dokumen sumber, seperti pemranomoran,
otorisasi, dan penelaahan) penting bagi keterpaduan jejak audit dan harus
dikomplementasikan dalam sistem tanpa kertas.
Sistem Masukan Tanpa-Kertas
Membutuhkan Intervensi Manusia.
Terdapat banyak jenis sistem masukan tanpa-kertas dimana para pemakai
memasukkan transaksi-transaksi secara langsung ke komputer. Diantaranya, sistem
masukan data manual dan sistem identifikasi otomatis seperti sistem
Point-Of-Sale (POS).
Dalam sistem masukan data
manual on-line, para pemakai secara manual mengetik transaksi ke
sistem komputer. Dalam sistem identifikasi otomatis, barang
dagangan dan lainnya dibuatkan kartu dengan kode terbaca-mesin.
Transaksi-transaksi dengan system
masukan tanpa-kertas yang melibatkan intervensi manusia umumnya diproses
melalui dua tahapan: entri data dan edit data, dan transfer ke sistem aplikasi
komputer pusat.
Memasukkan Data dan Edit Data.
Seringkali dilakukan pada saat transaksi dimasukkan. Jika transaksi diterima,
akan diproses segera atau kemudian. Jika diproses kemudian, tambahan pengeditan
data harus dilakukan.
Transfer Ke Sistem Komputer Pusat.
Transaksi-transaksi biasanya dimasukkan secara langsung ke komputer pusat
melalui beberapa jenis terminaldata yang berkaitan.
Sistem Masukan Tanpa Kertas Yang
Tidak Membutuhkan Intervensi Manusia : pemrosesan transaksi otomatis secara penuh. Salah
satu aplikasi teknologi ini adalahnetworked vending machine (NVM)
Sistem
Pemrosesan
SISTEM PEMROSESAN BERDASAR-KERTAS
Pada dasarnya seluruh sistem
berdasar-kertas untuk memproses transaksi akan berorientasi-batch.
Dalam sistem pemrosesan berorientasi-batch, transaksi transaksi
dimasukkan ke dalam komputer ( seperti di bahas sebelumnya ) dalam bentuk
batch. Batch-batch ini kemudian diproses secara periodik. Contoh pemrosesan
batch adalah laporan jam mingguan untuk membuat cek pembayaran
pemrosesan kelompok cek untuk memutakhirkan file master hutang dagang, dan
pemrosesan faktur faktur untuk memutakhirkan file induk piutang dagang.
Pemrosesan secara batch akan ekonomis jika pemrosesan meliputi jumlah transaksi
yang banyak.
Pemrosesan Secara Batch dengan
Pemutakhiran File Secara Berurutan
Banyak sistem berdasar-kertas, yang
berorientasi batch menggunakan pemrosesan file berurutanuntuk
memutakhirkan file induk dan biasanya mencakup tahap tahap berikut ini :
- · Penyiapan
file transaksi .
- · Pemutakhiran
file induk.
- · Pemutakhiran
buku besar.
-
Penyiapan laporan buku besar
-
System pemrosesan tanpa-kertas
Dalam system pemrosesan tanpa kertas
baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dapat dilakukan. Dengan pemrosesan
tepat waktu kadang-kadang disebut online real time processing.
Transaksi-transaksi diproses pada saat dimasukan kedalam system. Baik
pemrosesan batch maupun tepat waktu dibahas berikut ini dalam konteks system
pemrosesan tanpa-kertas.
Pemrosesan batch dalam system
pemrosesan tanpa-kertas
Pemrosesan batch dalam system
tanpa-kertas mirip dengan pemrosesan batch dalam system berdasarkan kertas.
Perbedaan utamanya adalah bahwa voucer jurnal diganti dengan fungsi yang serupa
tetapi secara elektronis.
Pemrosesan tepat-waktu dalam system
pemrosesan tanpa-kertas
Keuntungan utama adalah system tanpa
kertas adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan yepat waktu. On-line,
real time systems (OLRSs) memproses transaksi segera setelah dimasukan dan
dapat segera pula menghasilkan keluaran untuk pemakai. Pemrosesan
transaksi-transaksi individual sebagai kebalikan dari kelompok-kelompok
transaksi disebut pemrosesan segera,pemrosesan langsung atau pemrosesan tepat-waktu
Jenis pemrosesan tepat-waktu dalam OLRS
· Inquiry/response
systems,
· Sistem
memasukan data, pemakai tidak memasukan data pemrosesan mereka hanya meminta
informasi
· System
pemrosesan file,
· Sistem
pemrosesan penuh atau system pemrosesan transaksi, para pemakai juga melakukan
masukan transaksi –transaksi secara interaktif
Sistem
Keluaran
Sistem keluaran dengan kertas
Sebagian besar sistem dengan kertas,
dan berorietasi-batch dengan pemrosesan file sekuensial menghasilkan volume
keluaran yang besar. Karena sistem tersebut tidak menyediakan kueri pemakai
untuk akses-random, sistem tersebut umumnya menghasilkan keluaran atau
rangkapan microfiche dari seluruh file sebagai referensi. Sebagai contoh, hasil
cetakan keluaran file piutang dagang dapat digunakan untuk melihat saldo
pelnaggan individual.
SISTEM KELUARAN TANPA KERTAS
Sistem Tanpa kertas yang online dan
tepat waktu cenderung menghasilkan sangat sedikit keluaran. Sistem tersebut
hampir dapat dikatakan sangat cocok untuk perusahaan berukuran sangat, besar
karena sangat tidak praktisuntuk mencetak keluaran yang mungkin mencakup banyak
sekali dokumen / catatan.
Pengendalian keluaran dirancang untuk mengecek bahwa hasil
pemrosesan telah berupa keluaran yang sah dan keluaran tersebut telah
didistribusikan secara memadai
Kelompok pengendalian PDE terpisah seringkali dibentuk
untuk memonitor operasi PDE. Kelompok pengendalian PDE kerap merupakan bagian
dari fungsi Audit Interen perusahaan.Register distribusi keluaran dibuat
untuk mengendalikan disposisi laporan. Register ini dan dokumentasi yang
berkaitan harus di telaah secara periodik di fungsi aufit intern perusahaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar