BAB VIII PENGEMBANGAN KEPUTUSAN DAN LAPORAN-LAPORAN MANAJEMEN

Kebutuhan seorang manajer dipengaruhi beberapa faktor, yaitu proses pengambilan keputusan, prinsip manajemen, tingkat manajemen, dan jenis keputusan, struktur masalah, jenis laporan manajemen, akuntansi pertanggungjawaban, dan pertimbangan prilaku.

A.       Proses Pengambilan Keputusan

Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan adalah :

1.      Mengidentifikasi masalah.

2.      Mengevaluasi solusi alternatif

langkah-langkah yang dilakukan :

-          Kriteria keputusan

-          Identifikasi kriteria keputusan dan menetapkan nilai tertimbang

-          Merating setiap alternatif

-          Menghitung nilai tertimbang

3.      Mengimplementasikan solusi yang terbaik

Tahap-tahap implementasi :

-          Mengatur pembiayaan proyek

-          Menegosiasi kontrak dengan para pemasok dan kontraktor

-          Mendapatkan lisensi, mendapatkan izin, dan wilayah otorisasi

-          Mengorganisasi program pelatihan kembali untuk para pegawai yang dihadapkan dengan praktik-praktik, prosedur, dan peralatan baru.

-          Merencanakan perubahan dari sistem lama ke sistem baru.

4.      Melakukan pemeriksaan pasca-implementasi, tujuan pemeriksaan adalah untuk menetukan apakah keputusan dan proses pengambilan keputusan sudah tepat.

B.       Prinsip – Prinsip Manajemen

     Prinsip – prinsip yang paling langsung mempengaruhi sistem pelaporan manajemen (management reporting system/MRS) adalah :

1.   Formalitas Pekerjaan

      Tujuannya adalah untuk menghindari suatu struktur organisasi dimana kinerja, kemampuan, dan eksistensi berkelanjutan perusahaan bergantung pada individu tertentu.

      Implikasi untuk MRS : formulasi pekerjaan suatu pekerjaan memungkinkan spesifikasi informasi yang diperlukan untuk mendukung pekerjaan tersebut.

2.   Tanggungjawab dan otorisasi

      Prinsip tanggungjawab merujuk ke kewajiban individu untuk mencapai hasil yang diinginkan. Tanggung jawab erat terkait dengan prinsip otoritas.

      Implikasi untuk MRS : prinsip tanggung jawab dan otoritas mendefinisikan jalur pelaporan vertikal perusahaan dimana informasi mengalir.

3.   Jangkauan Kontrol

      Jangkauan kontrol seorang manajer merujuk ke jumlah bawahan yang langsung di bawah kontrolnya.

      Implikasi untuk MRS : para manajer dengan jangkauan kontrol sempit erat terlibat dengan rincian operasi dan keputusan spesifik serta memerlukan  laporan yang lebih rinci. Jangkauan kontrol yang luas menghindari manajer dari hal tersebut dengan tanggung jawab kontrol luas beroperasi efektif dengan informasi yang lebih ringkas.

4.   Manajemen dengan pengecualian

      Menunjukkan bahwa para manajer harus membatasi perhatian mereka pada wilayah-wilayah yang berpotensi bermasalah (yaitu pengecualian) daripada terlibat dalam setiap aktivitas atau keputusan.

      Implikasi untuk MRS : para manajer memerlukan informasi yang mengidentifikasi operasi atau sumber daya yang beresiko tidak terkontrol.

C.       Fungsi, Level, dan Jenis Keputusan Manajemen

     Fungsi perencanaan berkaitan dengan pengambilan keputusan tentang aktivitas-aktivitas akan datang dari suatu organisasi. Perncanaan dapat dalam jangka panjang dan jangka pendek. Perencanaan dalam jangka pendek melibatkan implementasi rencana-rencana spesifik yang diperlukan untuk mencapai tujuan rencana jangka panjang. Fungsi kontrol memastikan bahwa aktivitas-aktivitas suatu perusahaan sesuai dengan rencana.

     Jenis-jenis keputusan manajemen antara lain :

1.   Keputusan perencanaan strategis

Keputusan perencanaan strategis antara lain :

·         Menetapkan tujuan perusahaan

·         Menentukan ruang lingkup aktivitas bisnis

·         Menentukan atau memodifikasi struktur organisasi

·         Menetapkan filosofi manajemen

Ciri-ciri Keputusan perencanaan strategis :

·           Kerangka waktunya panjang

·           Mereka memerlukan informasi yang lebih ringkas

·           Keputusan ini biasanya tidak berulang

·           Keptusan strategi berkaitan menghadapi ketidakpastian tingkat tinggi

·   Keputusan ini punya ruang lingkup yang luas dan secara mendasar mempengaruhi perusahaan

·           Keputusan strategi memerlukan sumber informasi eksternal maupun internal.

2.   Keputusan perencanaan taktis

      Ciri-cirinya yaitu, Jangka waktu keputusan ini pendek, lebih spesifik, berulang, hasilnya lebih pasti, dan kurang berpengaruh pada perusahaan dibangdingkan keputusan strategis.

3.   Keputusan kontrol manajemen, kegiatannya adalah memotivasi para manajer di semua wilayah fungdional untuk menggunakan sumber daya, termasuk bahan baku, personel, dan aktiva keuangan seproduktif mungkin.

4.   Keputusan kontrol operasional, memastikan bahwa perusahaan beroperasi sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya.

Klasifikasi Jenis Keputusan Menurut Karakteristik Keputusan
Karakteristik Keputusan	Jenis Keputusan
	Perencanaan Strategis		Perencanaan Taktis		Kontrol Manajemen	Kontrol Operasional
Kerangka Waktu	Jangka panjang		Menengah		Menengah	Pendek
Ruang lingkup	Pengaruh tinggi		Pengaruh Menengah		Pengaruh rendah	Pengaruh paling rendah
Tingkat rincian	Tingkat rincian tinggi		Rinci		Tingkat rincian rendah	Tingkat rincian sangat rendah
Tingkat kemunculan	Tingkat muncul lagi		Muncul kembali secara periodik		Muncul kembali secara periodik	Muncul kembali berkala
Kepastian	Tingkat pasti		Tingkat kepastian tinggi		Tingkat pasti	Tingkat kepastian tinggi

D.       Struktur Masalah

     Struktur masalah memiliki tiga elemen, yaitu :

1.      Data, nilai yang digunakan untuk mewakili faktor-faktor yang relevan dengan masalah tersebut.

2.      Prosedur, urutan langkah-langkah atau peraturan keputusan yang digunakan untuk memecahkan masalah.

3.      Tujuan, hasil yang ingin dicapai pengambil keputusan dengan memecahkan masalah tersebut.

                 Masalah Tidak Terstruktur

     Masalah tidak terstruktur adalah masalah yang tidak memiliki teknik solusi spesifik. Kebutuhan data tidak pasti, prosedurnya tidak spesifik, atau tujuan solusi belum sepenuhnya dikembangkan.

E.       Jenis-Jenis Laporan Manajemen

     Laporan tersebut dapat berisi informasi verbal, numerik, grafis, atau kombinasinya.

     Dua tujuan pelaporan umum :

1.   Mengurangi tingkat ketidakpastian yang berkaitan dengan suatu masalah yang dihadapi pengambil keputusan

2.   Mempengaruhi prilaku pengambil keputusan dengan cara yang positif.

     Laporan manajemen dibagi dalam dua kelas besar, yaitu :

a.    Laporan yang diprogram (programmed reports), laporan yang diprogram memberikan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diantisipasi pemakai. Terdapat dua subkelas laporan yang diprogram : Laporan Jadwal dan Laporan menurut permintaan.

b.   Laporan Khusus (ad hoc reports), sumber data yang digunakan untuk mendukung kebutuhan pelaporan khusus melalui suatu konsep yang disebut Penambangan Data. Penambangan data adalah proses memilih, menggali dan memodelkan sejumlah besar data untuk membuka relasi dan pola global yang ada dalam database berukuran besar tetapi tersembunyi.

F.        Akuntansi Pertanggungjawaban

     Konsep akuntansi pertanggungjawaban berimplikasi bahwa setiap peristiwa ekonomi yang mempengaruhi organisasi adalah tanggung jawab dan dapat dilacak ke manajer individual. Arus informasi ini mewakili dua tahap akuntasni pertanggungjawaban, yaitu :

1.   Menciptakan seranngkaian tujuan kinerja keuangan (anggaran) yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer

2.   Melaporkan dan mengukur kinerja aktual ketika dibandingkan dengan tujuan-tujuan tersebut (anggaran).

     Penetapan Tujuan Keuangan : Proses Anggaran, membantu pihak manajemen mencapai tujuan keuangannya dengan membentuk tujuan yang dapat diukur untuk setiap segmen organisasi.

     Pengukuran dan Pelaporan Kinerja, dilakukan disetiap segmen operasional dalam perusahaan. Informasi mengalir ke atas sebagai laporan pertanggungjawaban ke level manajemen senior.

     Pusat Pertanggungjawaban, bentuk yang paling umum dari pusat pertanggungjawaban adalah pusat biaya, pusat laba, dan pusat investasi

G.      Pertimbangan Prilaku

     Prinsip-prinsip manajemen yaitu otorisasi, tanggung jawab, dan formalitas pekerjaan ketika diterapkan dengan benar dalam suatu organisasi akan mempromosikan keserasian tujuan (goal congruence).

     Salah satu tujuan suatu laporan adalah mempengaruhi prilaku. Akan tetapi sistem yang dirancang dengan buruk negatif atau disfungsional bagi pemakainya.

Latihan :

1.      Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan

Jawab :

1.      Mengidentifikasi masalah, mengamati gejala-gejala masalah tersebut.

2.      Mengevaluasi solusi alternatif, pengambilan keputusan menghadapi tindakan-tindakan alternatif.

3.      Mengimplementasikan solusi yang terbaik, tahap implementasi dari proses pengambilan keputusan melibatkan sejumlah besar perancanaan yang rinci.

4.      Melakukan pemeriksaan pasca-implementasi, tujuaan pemeriksaan adalah untuk menetukan apakah keputusan dan proses pengambilan keputusan sudah tepat.

2.      Sebutkan prinsip-prinsip manajemen yang paling langsung mempengaruhi sistem pelaporan manajemen (management reporting system/MRS).

Jawab :

1.      Formalitas Pekerjaan

2.      Tanggungjawab dan otorisasi

3.      Jangkauan Kontrol

4.      Manajemen dengan pengecualian

3.      Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis keputusan manajemen.

Jawab :

1.      Keputusan perencanaan strategis

Keputusan perencanaan strategis antara lain :

·         Menetapkan tujuan perusahaan

·         Menentukan ruang lingkup aktivitas bisnis

·         Menentukan atau memodifikasi struktur organisasi

·         Menetapkan filosofi manajemen

2.      Keputusan perencanaan taktis, ciri-cirinya yaitu, Jangka waktu keputusan ini pendek, lebih spesifik, berulang, hasilnya lebih pasti, dan kurang berpengaruh pada perusahaan dibangdingkan keputusan strategis.

3.      Keputusan kontrol manajemen, memotivasi para manajer di semua wilayah fungdional untuk menggunakan sumber daya, termasuk bahan baku, personel, dan aktiva keuangan seproduktif mungkin.

4.      Keputusan kontrol operasional, memastikan bahwa perusahaan beroperasi sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya.

4.      Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis laporan manajemen

Jawab :

1.      Laporan yang diprogram (programmed reports), laporan yang diprogram memberikan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diantisipasi pemakai. Terdapat dua subkelas laporan yang diprogram : Laporan Jadwal dan Laporan menurut permintaan.

2.      Laporan Khusus (ad hoc reports), sumber data yang digunakan untuk mendukung kebutuhan pelaporan khusus melalui suatu konsep yang disebut Penambangan Data. Penambangan data adalah proses memilih, menggali dan memodelkan sejumlah besar data untuk membuka relasi dan pola global yang ada dalam database berukuran besar tetapi tersembunyi.

5.      Apakah tujuan dari pemeriksaan pasca implementasi

Jawab :

tujuan pemeriksaan adalah untuk menetukan apakah keputusan dan proses pengambilan keputusan sudah tepat.

6.      Sebutkan dan jelaskan tiga elemen struktur masalah

Jawab :

1.      Data, nilai yang digunakan untuk mewakili faktor-faktor yang relevan dengan masalah tersebut.

2.      Prosedur, urutan langkah-langkah atau peraturan keputusan yang digunakan untuk memecahkan masalah.

3.      Tujuan, hasil yang ingin dicapai pengambil keputusan dengan memecahkan masalah tersebut.

7.      Sebutkan dan jelaskan empat pusat pertanggungjawaban

Jawab :

1.      Pusat biaya, suatu unit organisasional dengan tanggung jawab atas manajemen biaya dalam batas-batas anggran.

2.      Pusat laba, bertanggungjawab untuk mengontrol biaya dan menghasilkan pendapatan

3.      Pusat investasi, memiliki otorisasi umum untuk mengambil keputusan yang secara mendasar mempengaruhi organisasi.

8.      Sebutkan dua tujuan pelaporan umum

Jawab :

1.      Mengurangi tingkat ketidakpastian yang berkaitan dengan suatu masalah yang dihadapi pengambil keputusan

2.      Mempengaruhi prilaku pengambil keputusan dengan cara yang positif.

9.      Sebutkan ciri-ciri keputusan perencanaan strategis

Jawab :

·           Kerangka waktunya panjang

·           Mereka memerlukan informasi yang lebih ringkas

·           Keputusan ini biasanya tidak berulang

·           Keptusan strategi berkaitan menghadapi ketidakpastian tingkat tinggi

·           Keputusan ini punya ruang lingkup yang luas dan secara mendasar mempengaruhi perusahaan

·           Keputusan strategi memerlukan sumber informasi eksternal maupun internal.

10.  Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mengevaluasi solusi alternatif

Jawab :

-          Kriteria keputusan, membentuk dasar pengambilan keputusan.

-          Identifikasi kriteria keputusan dan menetapkan nilai tertimbang, nilai tertimbang mencerminkan penilaian pengambil keputusan tentang kepentingan relatif setiap faktor terhadap keputusan.

-          Merating setiap alternatif, menetapkan suatu nilai mentah (raw score/RS) untuk setiap kriteria dengan skala -5 s/d 5.

-          Menghitung nilai tertimbang, untuk setiap faktor keputusan dan setiap alternatif dengan mengalikan nilai tertimbang dengan nilai RS.